AI Intake & Routing Systeme für Unternehmen
Was ist ein AI Intake System?
Ein AI Intake System fungiert als intelligentes, digitales Empfangsbüro für Ihr Unternehmen. Anstatt dass E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und Webformulare in verschiedenen Postfächern ungelesen liegen bleiben, erfasst dieses System alle Kanäle zentral.
Es extrahiert die Kerndaten (Name, Anliegen, Priorität, Kontaktdaten) und übersetzt sie in strukturierte Daten. Kein manuelles Sichten mehr nötig: Das System bereitet alles für die direkte Bearbeitung vor.
Multi-Channel Erfassung
Unsere Systeme integrieren sich nahtlos in Ihre bestehenden Kommunikationskanäle:
💬 WhatsApp Business
Eingehende Textnachrichten, Bilder und Dokumente direkt aus WhatsApp automatisiert analysieren, strukturieren und weiterleiten.
✉ E-Mail-Kanäle
Filtern von irrelevantem Spam, automatisches Klassifizieren nach Anliegen und Extrahieren von Kontaktdaten aus Signaturen.
🌐 Webformulare & APIs
Einfache oder komplexe Formulare auf Ihrer Website werden in Echtzeit ausgelesen und in klare Datenformate überführt.
Smart Routing & Dispatch
Nach dem Empfang (Intake) folgt das intelligente Routing. Das System entscheidet anhand klar definierter Regeln, wer die Anfrage erhält:
- ✦Fachliche Kompetenz: Technische Fragen gehen an Support-Engineers, Preisanfragen an den Vertrieb.
- ✦Dringlichkeit: Reklamationen oder Systemausfälle erhalten höchste Priorität und lösen direkte Alerts aus.
- ✦Auslastung: Anfragen werden gleichmäßig auf freie Mitarbeiter verteilt (Load Balancing).
Workflow Showcase: vom Eingang zur Zuständigkeit
So wird aus einer ungeordneten Nachricht ein strukturierter, priorisierter Vorgang für den richtigen Ansprechpartner.
Der unsichtbare digitale Mitarbeiter
Das System agiert im Hintergrund als 'Invisible Operational Layer'. Ihre Kunden bemerken keine komplizierte KI, sondern erfreuen sich an extrem schnellen, präzisen und professionellen Reaktionen. Ihre Mitarbeiter arbeiten weiterhin in ihren gewohnten Tools (CRM, Slack, Teams), erhalten die Daten aber perfekt strukturiert.
Praxis-Umsatzfälle (Business Cases)
Personalwesen (HR)
Automatischer CV-Intake: Bewerbungen per E-Mail werden gescannt, Fähigkeiten extrahiert, DSGVO-Einwilligungen geprüft und direkt im HR-System strukturiert angelegt.
Kundenservice & Support
Vorsortierung von Tickets nach Sprache und Komplexität. Vorbereitung von Standardantworten, die Mitarbeiter nur noch freigeben müssen.
Logistik & Disposition
Erfassung von Frachtpapieren, Adressdaten und Lieferzeiten aus PDFs und Weiterleitung an das Dispositions-System ohne Tipparbeit.
Häufige Fragen zu Intake
Was bringt ein AI Intake System?
Es sorgt für schnellere Bearbeitung, weniger Kommunikationschaos, perfekte Übersicht über alle Kanäle und sauber strukturierte Anfragen.
Welche Kanäle können angebunden werden?
Wir können E-Mails, WhatsApp Business, Webformulare, Telegram und gängige Support-Portale anbinden.
Wie funktioniert das Smart Routing?
Das System liest den Inhalt der Nachricht, erkennt das Anliegen (z.B. Reklamation, Vertrieb, HR) und leitet es anhand Ihrer definierten Zuweisungsregeln an die richtige Person weiter.
Möchten Sie ein maßgeschneidertes Routing-System?
Wir analysieren Ihre Kanäle und entwickeln ein schlüsselfertiges Konzept für Ihren Anfrageeingang.